Los costos de generar información a través de procesos manuales

Business Intelligence, Generar información para la toma de decisiones

En las empresas gerentes y analistas suelen invertir horas significativas de trabajo en capturar, preparar y consolidar datos para lograr obtener la información que requieren. Es frecuente, que en las áreas clave de una empresa, durante los procesos de cierre de mes, observemos a los miembros del departamento afectados debido a que:

  • Los datos están incompletos.
  • Los números no les cuadran.
  • Los datos deben ser transferidos y manipulados en Excel, lo que demanda tiempo adicional para dar inicio al análisis.
  • Es difícil identificar una versión correcta de la información, ya que circuló por varias personas y cada colaborador le agregó o le quitó detalles según su criterio y necesidad.

Pero lo más importante es que detrás de todos estos procesos para obtener información manualmente, existen costos implícitos que la empresa no está considerando. A continuación describiré algunos factores que hacen que la información sea obtenida a través de procesos manuales y las consecuencias que esto trae,  así como algunos casos prácticos que he visto en las organizaciones.

Factores que hacen que la información sea obtenida a través de procesos manuales

Las empresas manejan cantidades de datos provenientes de sus sistemas transaccionales, algunos datos pueden provenir de fuentes externas a las compañías e inclusive de soluciones de Business Intelligence. Sin embargo, el problema es que en ocasiones estas soluciones satisfacen las necesidades de información de una parte de la organización e integrarlas no es un proceso trivial, debido al diseño de las mismas. Revisemos entonces, algunas de las causas que originan que la información sea obtenida a través de procesos manuales:

  • Cada departamento puede tener uno o varios datamarts, diseñados para satisfacer necesidades puntuales del área, por lo tanto, estos repositorios de datos no satisfacen las necesidades de información de la empresa de forma clara y directa, ya que no fueron concebidos con esta orientación
  • No se cuenta con Soluciones de Business Intelligence para satisfacer las necesidades de información de la empresa en forma global, lo que hace que los usuarios de las áreas se remitan a los sistemas transaccionales de manera aislada, extrayendo datos y procesándolos en Excel para obtener la información requerida.
  • Aún cuando la empresa haya adquirido herramientas automatizadas para la obtención de datos y generación de información, algunos usuarios se sienten más cómodos, por la fuerza de la costumbre, trabajando los datos en Excel y desaprovechan los recursos.
  • El no tener una solución de software que permita consolidar datos de fuentes externas a la empresa con datos internos, obliga a analistas y tomadores de decisiones a usar Excel para procesarlos de forma integral.

Consecuencias de obtener información de forma manual

  • Se desvirtúa la labor de los colaboradores que aporta valor a los procesos, ya que el personal calificado en vez de realizar análisis de información y crear recomedaciones para tomar acciones, dedica horas de su jornada en capturar, depurar y consolidar datos para obtener la información que necesitan para sus labores. El proceso manual además de multiplicar las horas hombre, genera costos de tiempo y de personal.
  • Dado que el proceso de generar información de forma manual, toma demasiado tiempo, podría darse el caso de que parte de esta información ya no sea de utilidad para tomar decisiones.
  • El costo de oportunidad es elevado, pues si la información no está disponible en el momento requerido, se podrían desaprovechar situaciones favorables para la empresa.
  • La calidad de los datos podría verse comprometida por la manipulación de los datos y el posible error humano, lo que generará información poco confiable.
  • El personal se desmotiva y se “cansa” de las jornadas maratónicas que implica el procesamiento manual, y solicita cambio de área o se retira de su puesto. En ambos casos, es un costo para la empresa, por la captación y la curva de aprendizaje de entrenar a una nueva persona.

Ejemplos de las consecuencias de obtener información de forma manual vistos en diferentes empresas

Por razones de confidencialidad, haré mención a los sectores de acción en los cuales las empresas se desempeñan y no a sus nombres.

  • Empresa del sector telefónico. El área de control de gestión de la empresa, tenía una alta rotación de personal por las exigencias de los horarios de trabajo. Cuando se analizó en detalle la situación, esto era debido a que el área de gestión y control recibía los datos del resto de las áreas claves de la organización, al final de la jornada de trabajo, lo que obligaba a los colaboradores a trabajar hasta altas horas de la madrugada para obtener reportes consolidados que eran requeridos por los directivos y casa matriz.
  • Empresa del sector alimentos y bebidas. El área de planificación económica debía suministrar a los accionistas y al presidente un informe detallado de la actuación de la empresa, pero en vez de dedicar su recurso humano al análisis de la información, gastaba la mayor parte del tiempo laboral en obtener datos de fuentes externas como los proveedores, la competencia e informes macroeconómicos de empresas de investigación de mercado o entes gubernamentales. Dichos datos estaban disgregados, generando procesamiento manual en Excel para poder consolidarlos y darles sentido. Imagina por un momento, cuánto puede costarle a una empresa que los responsables de la planificación inviertan sus horas de trabajo a transcribir y organizar los datos para poder obtener la información, previo a realizar los análisis respectivos.
  • Empresa proveedora de software y servicios informáticos. En esta empresa, existía la necesidad de conocer la información sobre la desviación existente entre las cuotas de ventas estimadas para el área comercial vs. las metas alcanzadas. Pero el proceso de consolidar los pedidos y las era engorroso, porque los datos estaban dispersos en toda la compañía y no estaban disponibles en el momento que se requerían. Esto además de generar retrabajo y nuevamente, procesamiento manual, generaba costos tanto de personal como de oportunidades comerciales que se estaban perdiendo por no poder responder en forma oportuna.

En conclusión, el generar información de forma manual, implica costos para las empresas, porque: aumenta las jornadas de horas-hombres dedicadas por el personal (sea esté operativo o estratégico), ocasiona alta rotación laboral por desgaste de los colaboradores, se puede comprometer la calidad de los datos por el manejo manual, se desvía al personal calificado de las labores que generan valor a la empresa y adicionalmente, se pueden desaprovechar oportunidades comerciales y de mercado por no contar con la información en forma oportuna para tomar decisiones.

Ya para despedir la entrada de hoy, les dejo la siguiente infografía creada y publicada por www.domo.com, en la cual se muestran los costos asociados al personal que se requiere generar información.

Costos de Generar Informacion Manualmente, Infografía

 

2 replies
  1. OskarConK
    OskarConK says:

    Cuando las organizaciones no ven el costo humano y en adición a lo que planteas, me tomo como ejemplo, el costo en motivación del colaborador pues no solo le cuesta a la compañía sino a la familia y los intereses personales se ven desequilibrados, muy cierto y muy acertado, sobre todo cuando la herramienta mas poderosa del ser humano, el cerebro se usa para algo tan básico como los procesos operativos de poca relevancia de este tipo que no ofrecen valor agregado, sino que por el contrario restan valor. El proceso de construir conocimiento de analizar y de actuar debe ser algo fluido y oportuno, tal como lo expones, good post!

    Reply
    • Alexander Ibarra
      Alexander Ibarra says:

      Hola OskarConK

      Lo que dices refleja lo que escribo en el post, las empresas muchas veces no se percatan de que existen recursos muy valiosos y no aprovechan de la mejor forma sus habilidades, esto es una verdadera pena, porque a la larga pierden ambas partes, empresas y empleados. Gracias por tu aporte.

      Saludos
      Alex

      Reply

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