Por qué la gestión de información es un reto para las empresas

Informacion

Algunas empresas están impotentes por el Tsunami de datos creados por el Big Data y sus sistemas de gestión, no saben qué información usar, ni cómo usarla, además se les hace muy difícil, establecer una relación causa-efecto entre los datos generados por sus sistemas de gestión y los obtenidos a través del Big Data para poder dar explicación a los valores obtenidos en los KPIs de la organización.

Todo esto ha hecho que las organizaciones hoy en día tengan el gran reto de controlar sus datos y análisis, así como el asegurarse de que los usuarios tomen decisiones basadas en análisis e información correcta.

Por qué la información no genera valor a la empresa

De acuerdo a SAS, el 70% de las empresas tienen la información del negocio en PCs y en servidores que se encuentran en los diferentes departamentos de la organización, esto trae como consecuencia  que los datos e información pertenezcan a los usuarios y/o áreas de la empresa, surgiendo de esta forma los silos de información.

De acuerdo a una encuesta realizada por IBM en 2010, trabajar bajo un esquema de silos de información impacta a la empresa de dos formas:

  1. Cada gerente pasa en promedio dos horas diarias buscando información para poder realizar análisis y tomar decisiones, pero al momento de identificar la información que requiere, el 50% de la misma es irrelevante.
  2. El 70% de los proyectos de Business Intelligence fracasan porque no tienen en consideración la calidad de los datos, las fuentes que las contienen y la forma de acceder a ellos. Por otra parte, las iniciativas de BI surgen de acuerdo con la necesidad de cada departamento y de cada gerente de área, por lo tanto, comienzan a proliferar gran cantidad de proyectos sin tomar en consideración que los recursos, tanto humanos como de tiempo son limitados, esto hace que el BI no apoye a la estrategia de la empresa.

Para que la información comience a generar valor a la empresa, debe cumplir con unos estándares de calidad que generen confianza al negocio y, a su vez, debe estar almacenada en un repositorio centralizado que pueda ser accedido por todos en la organización, siempre y cuando cumplan con unos controles de seguridad.

Qué hacer para que la información genere valor a la empresa

Por lo expuesto anteriormente, algunos expertos en inteligencia de negocios (Gartner, SAS, TDWI), ven necesario crear una unidad dentro de la empresa que difunda el valor que genera la información al usarla correcta y oportunamente, que trasmita a los usuarios las mejores prácticas para gestionarla, que defina la planificación estratégica del Business Intelligence, así como también la planificación y ejecución de cada uno de los proyectos de BI. Este departamento se denomina Business Intelligence Competency Center (BICC) y su función principal es alinear la planificación del Business Intelligence con los objetivos estratégicos de la organización.

El implementar el BICC dentro de una organización, implica un cambio en los procesos utilizados para generar y usar la información, y en algunos casos conlleva a cambios de roles y/o adquisición de nuevas habilidades en el recurso humano de la empresa, generando ansiedad y temor en las personas, lo cual hace que se presente resistencia al cambio.

De acuerdo a Hiatt Jeffrey (Experto en Gestión del Cambio), cuando se realizan cambios de gran impacto dentro de la organización, la resistencia al cambio es la norma y no la excepción. Gloria Miller (Founder de MaxMetrics) nos indica que la mayoría de las iniciativas para implementar un BICC son ignoradas o fracasan debido a la cultura organizacional existente en la empresa, y  de acuerdo a Grow Gail La (Consultora empresarial y experta en BI), esto se refleja en que:

  1. Las personas no están dispuestas a cambiar su status quo.
  2. Los líderes de las empresas al ver que sus empresas “son rentables” deciden no cambiar lo que vienen haciendo y el cómo lo hacen, sin considerar que el mercado cambia las reglas del juego constantemente .

Si la cultura de la organización no está preparada para aceptar y adoptar los cambios necesarios para gestionar la información de forma correcta, cualquier iniciativa asociada a la gestión, estará condenada al fracaso. Además, no olvidemos que las empresas deben revisar su estrategia de gestión de información, si desean ser exitosas.

2 replies
  1. Fernando Otalora
    Fernando Otalora says:

    Todo lo que esta expuesto en el articulo es cierto, sin embargo considero que el problema esta más atrás. la información debe responder a las necesidades estratégicas y críticas del negocio y su operación. cuando no existe una planeación articulada y coherente, no se preveé como se van a tomar decisiones, ni que se va a medir, por lo tanto se produce información de todos tipo y se almacena de todas las formas imaginables. La producción y almacenamiento de información debe estar intímamente relacionada con los procesos de la organización, su estructura y sus objetivos estratégicos.

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    • Alexander Ibarra
      Alexander Ibarra says:

      Hola Fernando,

      Tienes mucha razón en lo que dices. Si no se tiene claro cuáles son las necesidades de información que tiene la empresa, en función de sus objetivos estratégicos, los departamentos generarán muchos datos que después no sabrá que hacer con ellos. Un caso que refleja lo que mencionas, se puede observar cuando un usuario (de cualquier nivel de la organización), solicita reportes con campos que no utilizará, el argumento que expone es: “por si acaso los necesito más adelante”… cuando te dicen eso, es porque la persona que solicita la información, realmente no sabe que es lo que quiere.

      Gracias por tu comentario y tu aporte

      Saludos
      Alex

      Reply

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