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Retos que afronta el Business Intelligence (2/6): La Tecnología

Business Intelligence, Tecnologia

Las áreas de Business Intelligence y de IT son vistas como departamentos que generan costos y no como áreas que impulsan la rentabilidad y el crecimiento de las organizaciones. Las empresas tienen entre sus activos numerosas plataformas de tecnología, que implican altos costos de implementación y de mantenimiento, haciendo que los directores se planteen las siguientes preguntas:

  • ¿Para qué invertimos tanto dinero en tecnología si no nos da la información que esperamos de forma automatizada y en el momento que la necesitamos?
  • ¿Por qué razón para satisfacer las necesidades de información, los costos asociados a procesos y recurso humano se incrementan mes a mes?

Cómo contra parte los gerentes de las áreas de Tecnología y de Business Intelligence se plantean la siguiente inquietud:
¿Por qué es tan difícil convencer a los directores de la empresa para que inviertan en tecnología, si es la tecnología la que nos va a ayudar a obtener la información que requiere la empresa?

Ya comenté en mi post Business Intelligence y la Información como activo estratégico que el Business Intelligence resulta de integrar tecnología, procesos organizacionales y capital humano para lograr el objetivo. En esta entrega veremos qué sucede cuando la tecnología no es aplicada y administrada de la forma correcta.

Proliferación de plataformas de tecnología en diversos departamentos de la empresa

Dadas las exigencias de hoy, las empresas deben conocer mejor a la competencia, al mercado, a sus clientes y el entorno donde se desenvuelve. Este conocimiento parte de los datos que se reciben por diferentes fuentes (On-line y Off-line), los mismos se presentan en diferentes formatos y provenien desde diferentes latitudes geográficas; por tal razón, el proceso de consolidación de información (obtener una única versión de la verdad) cobra mayor relevancia e implica un mayor grado de esfuerzo.

Las organizaciones se plantean objetivos estratégicos, de los que se desprenden las metas para cada uno de los departamentos. Para que las áreas puedan cumplir con las mencionadas metas y contribuir con los objetivos de las empresas, se requiere realizar seguimiento a los indicadores (KPIs) que los gerentes de las áreas tácticas crean convenientes.

El realizar seguimiento a los KPIs genera requerimientos hacia el área de IT, esta área usualmente ya tiene otras prioridades asignadas, lo que no les permite satisfacer las necesidades de información en los tiempos requeridos por sus clientes internos. Ante esta adversidad, algunos departamentos comienzan a crear sus propios “sub-departamentos de IT” que les faciliten el proceso de obtención de información.

Consecuencias tecnológicas:

  • Proliferación de soluciones de tecnología en los departamentos, comprados a terceros o desarrolladas in-house, las cuales no cumplen con los estándares de la empresa.
  • Costos más elevados (TCO: Total Cost of Ownership) producto de la implementación y mantenimiento de las diversas soluciones de tecnología, porque se requieren especialistas en cada plataforma, y en algunas ocasiones perfiles muy específicos.
  • Redundancia en los procesos entre las plataformas de tecnología implementadas en los departamentos.

Consecuencias en el manejo de la información:

  • Creación de SILOS de información en la empresa.
  • La información pertenece al departamento que la posee y no a la organización.
  • Redundancia de información, dado a que varios departamentos tienen sus propias plataformas de tecnología y pudieran almacenar y procesar los mismos datos .
  • Compartir información entre un departamento “A” y un departamento “B” pudiese ser una práctica que no se realiza, o si se hace, la información podría no estar en el formato que la necesita el departamento “B”. Esto implicaría horas adicionales de trabajo por parte del departamento “B”, para que la información satisfaga sus necesidades.
  • La calidad de los datos podría verse afectada, tal como lo indiqué en Retos que afronta el Business Intelligence (1/6): Los Datos

Las consecuencias anteriormente descritas, implican un reto para las prácticas de Business Intelligence y conllevan a que los tomadores de decisiones se pregunten:

  • En el caso de que se presentase redundancia de información en dos o más departamentos:
    • ¿Cuál sería la información que se debe utilizar?
    • ¿Basado en qué criterio se selecciona la información a emplear?
  • ¿La solución de tecnología implementada en el departamento “X”, se pudiera integrar de forma sencilla, en el corto o mediano plazo, con la solución de Business Intelligence de la organización?
  • ¿Tenemos el personal capacitado para utilizar las nuevas soluciones de tecnología que se han implementado en los departamentos? En caso de no ser así ¿Quién dará el adiestramiento?
  • ¿De quién es la responsabilidad del soporte a dichas plataformas tecnológicas, del área de IT o del departamento que la adquirió?
  • ¿Qué factores fueron tomados en consideración al momento de seleccionar un determinado proveedor de tecnología?

Todo el contexto que analizamos en esta entrega, evidencia que la tecnología además de ser un impulsor del negocio y facilitar la información, es un componente del Business Intelligence que si no se administra adecuadamente, puede convertirse en un elemento disruptivo para que el BI cumpla con su rol de convertir la información en un activo estratégico.

¿Casos similares suceden en sus empresas?

En la próxima entrega estaré hablando del reto llamado usuarios.

 

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